Cómo facturar clientes internacionales (moneda, impuestos, Wise vs PayPal vs Stripe)

Facturar a un cliente en otro país es casi igual que a uno doméstico — mismos campos, mismos payment terms, misma cadencia de follow-up. Lo que cambia son tres cosas: en qué moneda facturas, qué impuesto (si alguno) aplica, y cómo el dinero realmente se mueve de su banco al tuyo sin que se lo coman las comisiones.

Esta guía está escrita para freelancers y pequeños negocios basados en US que facturan a clientes en el extranjero. Los principios generales aplican en otros lados, pero los específicos de impuestos y método de pago asumen el lado US de la transacción.

Para lo básico, empieza con la guía de factura freelance.

Moneda: ¿facturar en USD, en la suya, o "como elija"?

Tres opciones en orden de frecuencia con que cada una es correcta:

1. Facturar en USD (default, recomendado)

Es la respuesta correcta ~80% del tiempo. Cotizas y facturas en USD, el cliente convierte al pagar, y recibes USD en tu cuenta US.

Por qué es el default:

No cargas riesgo FX. Los movimientos diarios del dólar no afectan lo que recibes.
Tu contabilidad es más simple. Todo el ingreso en una moneda; nada que reconciliar.
Matchea la expectativa del cliente con un contractor US. Las grandes empresas internacionales pagan a contractors US en USD como cosa común.

La única fricción es que el cliente carga el costo de conversión FX. Para clientes corporativos con presupuestos grandes esto es rounding error. Para clientes pequeños en monedas blandas, puede ser dealbreaker real.

2. Facturar en la moneda del cliente

Úsalo cuando el cliente lo pida explícitamente, o cuando el cliente es lo suficientemente pequeño para que el costo FX realmente lo disuada. Común con clientes europeos (EUR), británicos (GBP) y canadienses (CAD).

El detalle: ahora tú cargas el riesgo FX. La factura que cotizas en EUR por €5,000 podría convertirse a $5,400 hoy y $5,250 en tres semanas. Mitígalo:

Cotizar en EUR pero precio en equivalente USD. Bloquea el rate al mandar la factura y no dejes que el scope se expanda gratis durante el retraso.
Usar una cuenta receptora multi-moneda (Wise) que sostenga la moneda extranjera hasta que conviertas en un momento que elijas.

3. "Cualquier moneda a elección del cliente"

Evita. Suena flexible pero en la práctica crea un ejercicio de trading FX de un día donde el cliente elige la moneda que más se movió a su favor. Una moneda por engagement y mantente firme.

Impuestos: ¿cobras sales tax o VAT?

La versión corta: usualmente no, pero depende de tres cosas — tu status, la ubicación del cliente, y qué vendes.

US sales tax en servicios a clientes internacionales

US sales tax es impuesto a nivel estatal sobre bienes (y en algunos estados, ciertos servicios) consumidos dentro de ese estado. Servicios entregados a un cliente fuera de US casi nunca están sujetos a US sales tax, porque el consumo ocurre en el extranjero.

Las excepciones estrechas:

Algunos estados gravan SaaS sin importar la ubicación del cliente (raro, reduciéndose).
Algunos estados tienen "destination-based" sourcing donde la dirección de billing del cliente determina el impuesto — pero una dirección extranjera generalmente exenta la transacción.

Para el 95% de servicios freelance (design, dev, writing, consulting) facturados a cliente en el extranjero, no aplica US sales tax. No pongas línea de sales tax en la factura.

VAT en servicios a clientes en EU / UK

Aquí se vuelve country-specific. Si eres freelancer US (sin establecimiento EU/UK) vendiendo servicios B2B a un cliente VAT-registered en EU o UK:

Generalmente no cobras VAT en la factura.
El cliente auto-contabiliza VAT en su lado bajo el mecanismo "reverse charge".
Tu factura debe anotarlo — p.ej. VAT reverse charge applies — recipient to account for VAT.
Puedes necesitar el VAT number del cliente en la factura (siempre para UK; comúnmente pedido en EU).

Para B2C (individuo privado en EU/UK, no negocio), las reglas son diferentes y más onerosas — puedes estar requerido a registrarte de VAT en el país de destino. La mayoría de freelancers atendiendo consumidores en el extranjero rodean esto vendiendo a través de marketplace o plataforma que maneje VAT.

Si no estás seguro de si tu cliente es B2B o tiene VAT number, pregunta antes de mandar la factura. La línea de VAT es la razón más común por la que un cliente EU regresa una factura pidiendo correcciones.

Otras jurisdicciones

| Jurisdicción | Servicio B2B de freelancer US | Notas | |---|---|---| | Canada (GST/HST) | No GST/HST en factura | Non-resident sin PE generalmente no cobra GST | | Australia (GST) | No GST en factura | Similar — servicios desde supplier offshore exentos | | UK (VAT) | No VAT en factura, nota reverse-charge requerida | Cliente auto-contabiliza | | Estados miembros EU (VAT) | No VAT en factura, nota reverse-charge requerida | Cliente auto-contabiliza | | Mexico, Brazil, India | Varía — withholding tax común | Cliente puede retener impuesto local de tu pago; contabilízalo |

Para específicos en cualquier país, pregunta al cliente qué requiere su equipo de finanzas en la factura. Han pagado contractors internacionales antes; saben.

Qué poner en la factura para cliente internacional

Más allá de los campos estándar, una factura internacional necesita:

1. Tu dirección completa de negocio con país

Clientes US pueden inferir el país desde la abreviatura del estado. Clientes internacionales no. Siempre incluye United States en el bloque de dirección.

2. Su dirección completa de negocio con país

Misma lógica. Su equipo de AP necesita saber que tu factura es para la entidad que ellos piensan.

3. Tax IDs de ambas partes

Tu EIN (si tienes) o SSN
Su VAT number para clientes EU/UK
Su GST number para clientes Canadá/Australia

El número fiscal del cliente no siempre se requiere, pero incluirlo en la factura previene ida y vuelta cuando su equipo de AP la procese.

4. Moneda declarada claramente

No escribas $5,000. Escribe USD 5,000.00 o $5,000 USD. Varios países usan $ como símbolo de moneda (CAD, AUD, MXN, …); la ambigüedad aquí causa disputas reales.

5. Nota de reverse-charge (solo EU/UK B2B)

Una línea en el footer como:

VAT reverse charge applies — recipient to account for VAT
under Article 196 of EU Council Directive 2006/112/EC (or local equivalent).

Sin esto, los equipos de AP en EU pueden rechazar la factura o aplicar VAT incorrectamente.

6. Detalles de recepción específicos del método de pago

Si usas Wise para recibir EUR, la factura debe mostrar tus detalles de cuenta Wise EUR (IBAN, BIC, beneficiario). Si USD por ACH, muestra los detalles ACH US. No hagas que el cliente adivine entre dos rutas de pago — es excelente manera de no recibir nada por dos semanas.

Cómo recibir realmente el dinero

Aquí la elección del método de pago hace 0.5%–5% de diferencia en lo que te llevas. Las opciones principales para freelancers US recibiendo pagos internacionales:

Wise (antes TransferWise) — recomendado

Qué es: una cuenta multi-moneda que te da detalles locales de recepción en USD, EUR, GBP, AUD, CAD y otras.

Cómo ayuda:

Tu cliente EU puede pagar tu IBAN EUR como transferencia SEPA local — no pagan extra y no ven comisiones de "wire internacional".
Recibes EUR, decides cuándo convertir a USD, y pagas el rate mid-market de Wise + comisión fija pequeña (~0.5%).

Para la mayoría de freelancers US con clientes EU/UK/AU/CA, Wise es la mejor opción. El costo total all-in usualmente es 0.5–1% vs 3–5% por PayPal o wire bancario.

Limitación: Wise requiere verificación de identidad y dirección US. Es directo pero añade paso de setup único.

PayPal

Qué es: fácil de configurar, aceptado globalmente, pero caro.

El costo: PayPal cobra al receptor (tú) un porcentaje del pago más un markup FX de ~3–4% sobre el rate mid-market al convertir. Para una factura de $5,000 de cliente EUR, puedes perder $200–250 en comisiones.

Usa PayPal cuando:

El cliente insiste
La factura es lo suficientemente pequeña para que la comisión sea aceptable
No tienes Wise aún y necesitas facturar hoy

Stripe

Qué es: típicamente usado para aceptar pagos con tarjeta a través de checkout, no para mandar facturas P2P a clientes enterprise. Las facturas emitidas por Stripe funcionan pero las comisiones tipo tarjeta (~2.9% + $0.30 más FX) son similares a PayPal.

Usa Stripe cuando:

Tu base de clientes son pequeñas empresas pagando con tarjeta
Quieres página de factura alojada que maneje pagos con tarjeta automáticamente
El volumen justifica las comisiones

Wire bancario internacional (SWIFT)

Qué es: wire tradicional banco-a-banco.

El costo: $15–50 comisión saliente del lado del cliente, $10–25 entrante de tu lado, más markup FX de 2–4% horneado en el tipo de cambio de tu banco. Lento (1–5 días hábiles).

Usa SWIFT wire cuando:

El sistema de procurement del cliente no puede pagar de otra forma (algunas grandes empresas)
La factura es lo suficientemente grande ($10k+) para que las comisiones fijas sean despreciables

Comparación

| Método | Setup | Costo all-in | Velocidad | Mejor para | |---|---|---|---|---| | Wise (multi-moneda) | Medio | ~0.5–1% | 1–2 días hábiles | Default para EU/UK/AU/CA | | PayPal | Fácil | 3–5% | Instantáneo–1 día | Facturas pequeñas, preferencia del cliente | | Stripe Invoicing | Medio | ~3% + $0.30 + FX | Instantáneo | Clientes SMB que pagan con tarjeta | | SWIFT wire | Ninguno | $25–75 + 2–4% FX | 1–5 días | Clientes enterprise grandes |

Qué poner en la factura para cada método

Wise (ejemplo EUR): muestra el nombre de tu cuenta Wise EUR, IBAN y BIC. Nota que es transferencia SEPA local (sin comisiones internacionales de su lado).
PayPal: muestra tu email de PayPal y el link de pago.
Stripe: el link de factura alojada por Stripe es el método de pago; nada más necesario.
SWIFT wire: nombre y dirección completa de tu banco, tu nombre completo en la cuenta, número de cuenta, código SWIFT/BIC de tu banco, número de routing de tu banco (ABA para US), y banco intermediario si tu banco lo requiere.

Cuando dudes, pregunta al cliente qué necesita su sistema de AP. Algunas grandes empresas te dirán que solo pueden hacer ACH (en cuyo caso la dirección de recepción USD de Wise funciona), algunas solo SWIFT, algunas aceptan cualquiera.

Withholding tax — qué hacer si el cliente retiene

Algunos países (Mexico, Brasil, India, Argentina, Filipinas, …) requieren que clientes locales retengan un porcentaje del pago a un contractor extranjero y lo remitan a su autoridad fiscal. El cliente te paga el monto neto, y recibes un certificado de retención.

En US, usualmente puedes usar el certificado de retención para reclamar foreign tax credit en tu declaración US (Form 1116), así no eres doblemente gravado — pero necesitas planear para el impacto de cash flow (el cliente te paga 80–90% de la factura; reconcilias el resto en tiempo de impuestos).

Al facturar a un país con withholding:

Pregunta de entrada si aplicará withholding y a qué tasa
Construye el costo de withholding en tu tarifa (no lo absorbas; sube la factura por el monto de gross-up)
Requiere el certificado de retención como parte de la confirmación de pago

Esta es conversación de CPA. Si regularmente facturas a clientes en países con withholding, obtén consejo sobre la estructuración una vez, después templatiza el proceso.

FAQ

¿Cobro sales tax al facturar a cliente internacional?

Para freelancers basados en US vendiendo servicios consumidos en el extranjero, no — US sales tax es impuesto a nivel estatal sobre consumo dentro del estado, y el consumo ocurre en el país del cliente. No pongas línea de sales tax en la factura.

¿Cobro VAT a clientes EU?

Si el cliente EU es negocio VAT-registered y eres freelancer basado en US sin establecimiento EU, no — no cobras VAT. Anota "VAT reverse charge applies — recipient to account for VAT" en la factura e incluye su VAT number. Para clientes individuos privados en EU las reglas son diferentes y puedes necesitar registrarte de VAT.

¿En qué moneda debo facturar?

Default a USD. Factura en la moneda del cliente solo si lo piden específicamente y has factorizado el riesgo FX en tu tarifa. Evita que el cliente elija al momento del pago.

¿Cómo evito las altas comisiones de PayPal?

Usa Wise. Wise te da detalles de recepción local en EUR, GBP, AUD, CAD y otras — tu cliente paga localmente y tú pagas ~0.5% por convertir a USD, vs 3–5% con PayPal. El setup toma 15 minutos.

¿Mi cliente necesita mi código SWIFT?

Si te están pagando por wire internacional, sí — el código SWIFT/BIC de tu banco US va en la factura junto con tus detalles completos de cuenta. Si pagan vía Wise SEPA/ACH o PayPal, no se necesita SWIFT.

¿Cómo cotizo el riesgo FX si facturo en moneda extranjera?

Dos opciones: (1) bloquea el rate FX en el día de facturación y añade buffer de 1–2% para el retraso típico de conversión Net 30; (2) factura en USD en su lugar. La opción 2 usualmente es mejor a menos que el cliente requiera específicamente su moneda local.

¿Debo incluir un CC del AP del cliente en el email de la factura?

Sí, para cualquier cliente arriba de ~50 empleados. Pregunta al cliente por el email de AP y CCéalo. Los ciclos internacionales de AP son lentos; rutear la factura a dos inboxes desde el día uno previene el retraso común de "nunca lo recibimos". Ver how to send an invoice.

¿Necesito reportar ingreso extranjero al IRS?

Sí. Como US person, debes impuesto US sobre ingreso mundial sin importar dónde esté el cliente. El ingreso se reporta en Schedule C igual que ingreso doméstico de freelance. Si se retuvo impuesto extranjero, puedes poder reclamar foreign tax credit (Form 1116) para evitar doble tributación.