Factura de depósito: cómo facturar 50% por adelantado sin perder el trabajo

Una factura de depósito — o down payment invoice — es una factura que mandas antes de empezar el trabajo, por una porción del fee total del proyecto. Cantidades comunes son 25%, 33% o 50%. El balance se factura al entregar el proyecto, con el depósito aplicado como crédito en la factura final.

El propósito es simple: no quieres empezar un proyecto de 6 semanas, entregarlo, y después descubrir que el cliente nunca tuvo intención de pagar. El depósito filtra clientes que no pueden o no quieren pagar, suaviza tu cash flow, y alinea compromiso de ambos lados. Para freelancers sin ingresos recurrentes de retainer, las facturas de depósito son la herramienta más grande para no quemarte.

Esta guía cubre los porcentajes correctos, cuándo pedirlo, qué poner exactamente en la factura, y el lenguaje contractual que hace el depósito no reembolsable cuando lo necesitas.

Cuándo requerir un depósito

Tres gatillos en orden creciente de estricteza:

Clientes nuevos (siempre). Sin historial de pagos contigo = requiere depósito. No negociable para nuevos clientes en trabajo arriba de ~$500.
Proyectos arriba de un umbral (p.ej. $2,000). Incluso para clientes repetidos, proyectos más grandes justifican depósito porque el riesgo de cash flow escala con el tamaño.
Proyectos de larga duración (>2 semanas). Cualquier cosa que amarre tu calendario debe llevar depósito. El costo de oportunidad de decir no a otro trabajo es real, y el depósito lo cotiza.

Categorías donde no debes saltarte el depósito sin importar el tamaño del cliente:

Trabajo custom sin valor de reventa (branding único, código a medida) — si el cliente se retira, no puedes vender el trabajo a nadie más
Trabajo que requiere gastos por adelantado de tu lado (impresión, software de terceros, subcontratistas)
Deadlines apretados (rush) — el depósito cotiza la disrupción a tu agenda

Qué porcentaje pedir

Los defaults que se sostienen en la mayoría de industrias:

| Tipo de proyecto | Depósito típico | Por qué | |---|---|---| | Pequeño (bajo ~$2k) | 50% | Split simple; cubre riesgo de ambos lados | | Mediano ($2k–$10k) | 33% (1/3) | Menos fricción; balance sigue siendo significativo | | Grande ($10k+) | 25% o basado en milestones | 50% lump-sum es difícil vender; considerar milestone billing | | Rush | Mínimo 50%, frecuentemente 100% | Disrupción a tu agenda justifica más | | Incluye gastos de sub o terceros | Depósito cubre gastos + primer período de trabajo | No puedes ir net-negative en este cliente |

50% es el default más seguro para clientes nuevos en proyectos pequeños porque es psicológicamente más fácil que pedir 100% upfront y aún te da protección significativa.

Para proyectos más grandes, pedir 50% upfront frecuentemente pierde el trato. El depósito de 33% (un tercio) es venta mucho más fácil — los clientes lo perciben como razonable, pero aún cubre la mayor parte de tu riesgo si el proyecto se cancela temprano.

Para proyectos arriba de $10k, considera milestone billing en vez de un solo depósito. Tres o cuatro facturas medianas a lo largo del proyecto son más fáciles para el equipo de AP del cliente que un depósito grande.

Cuándo facturar el depósito

La factura de depósito debe emitirse después de firmar el contrato pero antes de hacer cualquier trabajo facturable. Específicamente:

Mandas el contrato o SOW para firma.
Una vez firmado, mandas la factura de depósito con payment terms de Net 7 o Net 14 (no Net 30 — el depósito debe pagarse rápido).
Empiezas a trabajar solo cuando el pago se confirme. "Confirma" significa dinero en tu cuenta, no "recibí aviso de pago".

Si te saltas el paso 3 y empiezas con solo la firma, no ganaste nada con requerir depósito. La forma más común en que fallan las facturas de depósito es el freelancer empezando temprano para ser servicial y después teniendo que perseguir un depósito atrasado mientras quema horas.

Qué poner en una factura de depósito

Una factura de depósito tiene la misma estructura que una factura regular (ver cómo escribir una factura) con tres adiciones:

1. Framing claro de "depósito" en el concepto

El concepto debe decir explícitamente que es depósito y referenciar el total del proyecto:

Deposit (50%) — Website redesign project              $5,000.00
  50% of total project fee ($10,000), per SOW dated May 1, 2026.
  Balance of $5,000 due on project completion.

Esto previene dos confusiones: (1) el cliente piensa que la factura es el fee entero, (2) el cliente piensa que el depósito es un cargo único separado que no aplica al total.

2. Declaración de qué asegura el depósito

Bajo el concepto o en la descripción, declara por qué está pagando el cliente:

This deposit secures the project start date of May 15, 2026 and reserves
[Your Name] for the agreed scope. Work begins upon receipt of payment.

Esto convierte "me debes $5,000" en "tus $5,000 te compran un resultado específico y un timing". Más fácil de aprobar para el equipo de AP y más difícil de renegociar después.

3. Declaración de reembolsabilidad (con cuidado)

Si el depósito es reembolsable importa más de lo que la gente piensa, y la respuesta debe estar en el contrato — pero también debe aparecer en la factura para claridad:

Deposit is non-refundable once work has begun. If the project is canceled
by the client before work begins, the deposit is refunded less a $250
administrative fee.

Si haces el depósito totalmente no reembolsable desde el momento del pago, un cliente que paga y cancela el mismo día se sentirá estafado y puede disputar el cargo con su banco. El framing "no reembolsable una vez empieza el trabajo" es más defendible.

Factura de depósito ejemplo

INVOICE #2026-0501                          Issue date: May 1, 2026
                                              Due date: May 8, 2026 (Net 7)

Bill to: Acme Co.
         123 Market St, San Francisco, CA 94103

From:    Jane Smith Design (sole proprietor)
         EIN: 12-3456789
         [email protected]

Description                                              Amount
----------------------------------------------------------------
Deposit (50%) — Website redesign project              $5,000.00
  50% of total project fee ($10,000), per SOW dated May 1, 2026.
  Secures project start date of May 15, 2026.
  Balance of $5,000 due on project completion.

                                              Total: $5,000.00

Payment terms: Net 7. Work begins upon receipt of payment.
Deposit non-refundable once work has begun.
ACH: routing 000000000 / account 0000000000

Cómo aplicar el depósito en la factura final

La factura final (balance) debe referenciar el depósito original explícitamente:

Description                                              Amount
----------------------------------------------------------------
Website redesign project — full fee                  $10,000.00
  Per SOW dated May 1, 2026.

Less: deposit paid (Invoice #2026-0501, May 1)        ($5,000.00)

                                       Balance due:    $5,000.00

Dos cosas importan aquí:

El fee completo del proyecto aparece en la factura final. No solo el balance.
El depósito se muestra como crédito, con referencia al número y fecha de la factura de depósito.

Este ordenamiento hace que la factura final se vea como registro completo del engagement — qué se acordó, qué ya se pagó, qué se debe aún. El equipo de AP del cliente puede matchearla contra sus registros sin que mandes una explicación separada.

Si el cliente quiere que la factura de depósito sea la única factura (y la factura de balance solo muestre el balance), también está bien — pero la factura de balance debe seguir referenciando el número de la factura de depósito para el audit trail.

Depósito vs retainer vs proforma — son todos diferentes

Tres documentos que la gente confunde:

Factura de depósito — pago parcial único por un proyecto específico. Aplicado como crédito en la factura final. Cubierto en esta guía.
Factura de retainer — tarifa mensual recurrente por disponibilidad u horas continuas. No específica del proyecto; no se "aplica" a nada.
Factura proforma — factura preliminar para fines de cotización. Se ve como factura pero no es solicitud de pago.

La diferencia clave es la relación con el trabajo subyacente:

Un depósito es pago parcial por un deliverable específico.
Un retainer es pago por tiempo y disponibilidad, sin deliverable específico.
Una proforma es una cotización en forma de factura, no solicitud de pago en absoluto.

Errores comunes a evitar

1. Empezar trabajo antes de que el depósito se confirme. Como arriba — este es el modo de falla más común. No abras el archivo de diseño hasta que el banco confirme.

2. No tener contrato o SOW por escrito. Una factura de depósito sin contrato es media transacción. El contrato define qué asegura el depósito, la política de reembolso, el scope y el deadline. La factura referencia el contrato.

3. Hacer el depósito demasiado pequeño para realmente importar. Un depósito de 10% en un proyecto de $20,000 es $2,000 — no suficiente para cubrir la oportunidad perdida si el cliente cancela en la semana 2. 25–50% es el piso para protección real.

4. Tratar el depósito como separado del total del proyecto. El cliente siempre debe ver el fee total del proyecto en ambas facturas, con el depósito mostrado como crédito. Dividirlo en dos facturas no relacionadas ($5,000 depósito, luego $10,000 final) crea confusión y apariencia de sobrecobro.

5. Olvidar aplicar el depósito en la factura final. Fácil de hacer si tienes varios proyectos activos. Siempre referencia cruzada el número de factura de depósito en la final.

FAQ

¿Cuánto depósito debería pedir como freelancer?

50% para clientes nuevos en proyectos bajo $2k. 33% para proyectos entre $2k y $10k. 25% o milestone billing para proyectos arriba de $10k. Estos son los defaults; sube para rush, baja para clientes repetidos de confianza en proyectos pequeños.

¿Es una factura de depósito lo mismo que una proforma?

No. Una factura de depósito es una factura real — solicitud de pago que crea una cuenta por cobrar. Una factura proforma es un documento preliminar que se ve como factura pero no solicita pago; se usa para cotizaciones o declaraciones aduanales.

¿Un depósito debe ser reembolsable?

Usualmente: reembolsable hasta que empieces el trabajo, no reembolsable después. Totalmente no reembolsable desde el momento del pago invita disputa. Totalmente reembolsable hasta completar el proyecto derrota el punto. El medio es lo más defendible.

¿Necesito cobrar sales tax sobre un depósito?

Depende de tu estado y qué cubre el depósito. En la mayoría de estados US, el sales tax sobre servicios sigue al trabajo, no al timing del pago — así que el impuesto se reconoce cuando el trabajo se entrega, no cuando se paga el depósito. Consulta a tu CPA; las reglas varían.

¿Qué pasa si el cliente se rehúsa a pagar un depósito?

Tres opciones, en orden: (1) mantente firme y declina el proyecto — los clientes que rehúsan depósitos son los que tampoco pagan facturas finales; (2) reduce la petición de depósito (50% → 33%) si el cliente es sólido por lo demás; (3) requiere depósito más pequeño y milestone billing después. Caminar suele ser la decisión correcta.

¿En qué difiere un depósito de earnest money o un retainer fee?

"Depósito" en contexto freelance = pago parcial hacia un proyecto específico. "Earnest money" es término de bienes raíces — dinero mostrando buena fe en una compra de propiedad. "Retainer fee" usualmente significa pago mensual continuo por disponibilidad (ver retainer invoice). Tienen tratamiento legal y contable diferente; no los uses intercambiablemente.

¿Puedo requerir depósito y cobrar interés sobre el balance?

Sí. Depósito y late fees sobre el balance son mecanismos independientes. El depósito cubre el riesgo de cash flow de la primera fase; las late fees cubren el riesgo de que el balance se retrase. Ver how to charge late fees para la mecánica de late fees.