Plantilla de factura de contratista: qué necesita y cómo llenarla (2026)

Una factura de contratista tiene un trabajo extra que una factura genérica no: mantener nítida la línea entre contratista y empleado. No estás entregando un timesheet para nómina — eres un negocio facturando a otro negocio. La plantilla de abajo está construida alrededor de esa distinción, y de lo práctico: conceptos por hora vs precio fijo, retainage, reembolsables, y los campos que los departamentos AP de los general contractors realmente verifican.

Si quieres los campos explicados desde cero, ver cómo escribir una factura. Si eres específicamente un 1099 contractor en EE. UU. con dudas del lado fiscal, la pieza complementaria es facturas 1099 contractor.

La plantilla

                                                    FACTURA

[Nombre de tu negocio]                              Factura #: [2026-NNN]
[Dirección]                                         Emitida: [fecha]
[Correo] · [Teléfono]                               Vence: [fecha]
[EIN o número de registro]                          Condiciones: [Net 30]

FACTURAR A                                          PROYECTO
[Nombre del cliente / GC]                           [Proyecto / dirección de obra]
[Attn: Accounts Payable]                            PO #: [número, si emitieron]
[Dirección de facturación]                          Contrato #: [si aplica]

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DESCRIPCIÓN                          CANT.    PRECIO       IMPORTE
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[Trabajo — referencia de alcance]     [#]    [$0.00]       [$0.00]
[Trabajo]                             [#]    [$0.00]       [$0.00]
[Materiales / reembolsables]          [#]    [$0.00]       [$0.00]

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                                          Subtotal:         [$0.00]
                                          Retainage ([x]%): [-$0.00]
                                          Impuesto:          [$0.00]
                                          TOTAL A PAGAR:     [$0.00]
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PAGO
[Datos bancarios / enlace de pago — cada método que aceptas]

NOTAS
[Política de mora · aviso de lien rights si aplica · agradecimiento]

Cópiala a un documento, o sáltate el formato por completo — el generador de facturas gratis produce este layout como PDF con la matemática hecha.

Notas de campo: qué cambia en una factura de contratista

Tu identidad de negocio, no solo tu nombre

Factura bajo el nombre de tu negocio e incluye tu EIN (o número de registro de negocio local) si lo tienes. Refuerza el estatus de contratista, y muchos GCs y clientes grandes requieren un W-9 archivado que debe coincidir exactamente con el nombre en tus facturas. Los nombres que no coinciden son razón clásica de pagos estancados en sistemas de vendor.

El bloque de proyecto

Los contratistas a menudo corren varios trabajos para un cliente, y los clientes a menudo corren varios contratistas por proyecto. La factura tiene que decir qué proyecto — por nombre, dirección de obra, o número de contrato — o AP no puede codificarla. Si el cliente emitió un purchase order o work order, su número es obligatorio en la factura; sin él, muchos sistemas AP auto-rechazan. (Más sobre ese flujo en purchase order vs factura.)

Conceptos: por hora, precio fijo, o precio unitario

Empareja el estilo de conceptos con tu contrato:

Por hora (time and materials): cantidad = horas, precio = tarifa por hora, descripción = a qué fueron las horas. Mantén las descripciones verificables contra tu registro de tiempo — detalles en cómo facturar horas trabajadas y facturas time and materials.
Precio fijo (fixed-bid): una línea por hito o fase del contrato, referenciando el contrato: "Fase 2 — rough-in completo según contrato §3." Ver milestone billing.
Precio unitario: cantidad = unidades completadas (sq ft, luminarias instaladas), precio = precio unitario contratado.

Los materiales y reembolsables llevan sus propias líneas, idealmente con recibos adjuntos. No mezcles materiales en las tarifas de labor — los materiales detallados son lo que hace limpias las disputas de markup y el tratamiento fiscal. Una factura totalmente desglosada es una factura detallada; para contratistas no es cortesía opcional, es lo que se aprueba sin preguntas.

Retainage

Específico de construcción: muchos contratos permiten al cliente retener 5–10% de cada factura hasta completar el proyecto. Si el tuyo lo hace, muéstralo explícitamente — factura el monto completo, luego resta el retainage como línea propia, para que el total retenido siga visible y cobrable. Al cerrar el proyecto, facturas el retainage acumulado como su propia factura final.

Impuesto

Los servicios no tributan en la mayoría de estados US, pero los materiales a menudo sí, y las reglas para contratistas varían fuertemente por estado (algunos gravan al contratista como consumidor de los materiales, otros exigen cobrárselo al cliente). Revisa las reglas de tu estado una vez y codifícalas en tu plantilla. Si estás fuera de EE. UU. y registrado en VAT/GST, tu factura necesita el tratamiento fiscal completo — ver facturas fiscales.

Condiciones de pago y cargos por mora

Net 30 es el estándar al facturar a empresas y GCs; due upon receipt o Net 15 al facturar directamente a homeowners. Imprime la fecha de vencimiento real, no solo el término. Declara tu política de cargos por mora en cada factura — y si estás en construcción, tu línea de notas también es donde vive la referencia al preliminary lien notice, donde aplique. La guía de decisión completa está en condiciones de pago de facturas.

Muestra llena

Aquí la plantilla con números realistas — un electricista subcontratado en una remodelación:

Vance Electrical LLC                                Factura #: 2026-031
EIN 88-1234567                                      Emitida: 2026-08-20
                                                    Vence: 2026-09-19 (Net 30)
FACTURAR A: Harbor Builders Inc., Attn: AP          PO #: HB-4471
PROYECTO: Remodelación 88 Cedar Ln — Contrato HB-2026-12

Cableado rough-in, 2.º piso (según §2.1)   1      $3,400.00    $3,400.00
Upgrade de panel a 200A (según §2.3)       1      $1,900.00    $1,900.00
Materiales — luminarias y breakers         1        $612.40      $612.40
  (recibos adjuntos)

                                          Subtotal:            $5,912.40
                                          Retainage (10%):      -$591.24
                                          TOTAL A PAGAR:       $5,321.16

Pago: ACH — routing 123456789, cuenta 000987654
Notas: cargo por mora 1.5%/mes tras el vencimiento. Retainage se
factura al cierre final.

Nota qué hace esta factura difícil de rechazar: número de PO presente, conceptos que referencian secciones del contrato, materiales con recibos, retainage mostrado según contrato. Para un recorrido comentado de propósito general de cada campo, ver el ejemplo de factura.

Reglas de oro de facturación para contratistas

Factura en el calendario que fija el contrato — el progress billing mensual es el default en construcción; al completar para trabajos cortos. Nunca dejes más de 30 días de trabajo sin facturar.
Numera las facturas secuencialmente y nunca reutilices un número — guía de formato aquí.
Los depósitos son normales. Para trabajo directo al cliente, 30–50% por adelantado vía factura de depósito es práctica estándar.
Guarda cada factura — las reglas de registros fiscales aplican al ingreso 1099 con fuerza, porque ningún employer lleva la contabilidad por ti.
Persigue con calendario. Las cadenas de pago en construcción son lentas por diseño; una cadencia escrita de seguimiento (playbook aquí) te saca de la trampa de "al que no insiste le pagan el próximo trimestre".

FAQ

¿Qué debe incluir una factura de contratista?

El nombre y contacto de tu negocio, un número de factura único, fechas de emisión y vencimiento, los datos de facturación del cliente, la referencia de proyecto/PO, trabajo detallado con importes, cualquier retainage o impuesto, el total a pagar, e instrucciones de pago. Ese es el conjunto que los departamentos AP verifican antes de aprobar.

¿Una factura de contratista es distinta de una factura freelance?

Estructuralmente son el mismo documento. Las facturas de contratista llevan más seguido números de PO, referencias de proyecto/obra, líneas de materiales y retainage — campos que vienen de trabajar con GCs y procesos AP formales. Una plantilla de factura freelance es el mismo esqueleto afinado para trabajo de servicios.

¿Los 1099 contractors deben poner su SSN o EIN en las facturas?

No es requerido en la factura misma. Tu ID fiscal va en el W-9 que le das al cliente; la factura solo necesita que el nombre de tu negocio coincida con él. Prefiere un EIN sobre tu SSN en cualquier documento que circules. Detalles del lado fiscal: factura 1099 contractor.

¿Debo cobrar sales tax como contratista?

Depende de tu estado y de si la línea es labor o materiales. Muchos estados tratan al contratista como consumidor final de los materiales (pagas el impuesto al comprar, no lo cobras); otros exigen cobrar impuesto sobre materiales o sobre el trabajo completo. Consulta el department of revenue de tu estado una vez, y luego integra la regla a tu plantilla.

¿Cómo facturo un depósito o draw?

Envía una factura estándar cuyo concepto lo nombre: "Depósito — 40% del contrato HB-2026-12" o "Draw #2 — framing completo." Mismos campos requeridos, misma secuencia de numeración. Ver facturas de depósito y milestone billing.

¿Qué condiciones de pago son normales para contratistas?

Net 30 de GCs y clientes comerciales (a menudo estirándose más en la práctica — las cláusulas pay-when-paid son comunes en contratos de construcción; lee el tuyo). Due upon receipt o Net 15 para homeowners. Sea cual sea el término, pon la fecha de vencimiento explícita en la factura.

¿Puedo hacer una factura de contratista sin software?

Sí — copia la plantilla de arriba a un documento y llénala. Pero la numeración, la matemática de vencimiento, el retainage y la salida PDF son exactamente las partes engorrosas que el software hace mejor; el generador de facturas gratis las cubre todas sin muro de registro.