Шаблон contractor invoice: обов'язкові поля і як заповнити (2026)

У contractor invoice є одна додаткова робота, якої немає у звичайного інвойсу: тримати межу між contractor-ом і employee чіткою. Ви не подаєте таймшит у payroll — ви бізнес, що білить інший бізнес. Шаблон нижче побудований навколо цієї різниці і навколо практики: погодинні vs fixed-bid позиції, retainage, reimbursables і поля, які AP-відділи генпідрядників реально перевіряють.

Якщо хочете пояснення полів з нуля — див. як написати інвойс. Якщо ви саме US 1099 contractor і питання у податковій стороні — компаньйон-стаття 1099 contractor invoices.

Шаблон

                                                    ІНВОЙС

[Назва вашого бізнесу]                              Інвойс #: [2026-NNN]
[Адреса]                                            Видано: [дата]
[Email] · [Телефон]                                 Термін: [дата]
[EIN або реєстраційний номер бізнесу]               Умови: [Net 30]

КОМУ                                                ПРОЄКТ
[Клієнт / назва GC-компанії]                        [Назва проєкту / адреса об'єкта]
[Attn: AP]                                          PO #: [номер, якщо видано]
[Платіжна адреса]                                   Контракт #: [якщо є]

--------------------------------------------------------------------
ОПИС                                  К-СТЬ    ЦІНА         СУМА
--------------------------------------------------------------------
[Позиція робіт — reference на scope]   [#]    [$0.00]      [$0.00]
[Позиція робіт]                        [#]    [$0.00]      [$0.00]
[Матеріали / reimbursables]            [#]    [$0.00]      [$0.00]

--------------------------------------------------------------------
                                          Subtotal:        [$0.00]
                                          Retainage ([x]%): [-$0.00]
                                          Tax:              [$0.00]
                                          TOTAL DUE:        [$0.00]
--------------------------------------------------------------------

ОПЛАТА
[Реквізити банку / payment link — кожен спосіб, який приймаєте]

ПРИМІТКИ
[Політика пені · lien rights notice, якщо застосовується · подяка]

Скопіюйте у документ — або пропустіть форматування повністю: безкоштовний генератор інвойсів видає цей лейаут як PDF з готовою математикою.

Нотатки по полях: що інакше на contractor invoice

Ідентичність бізнесу, не просто ім'я

Біліть під назвою бізнесу і вказуйте EIN (чи локальний реєстраційний номер), якщо є. Це підкріплює contractor-статус, а багато GC і більших клієнтів вимагають W-9 у файлі, який має точно збігатися з назвою на ваших інвойсах. Розбіжність назв — класична причина, чому оплати зависають у vendor-системах.

Блок проєкту

Contractor-и часто ведуть кілька робіт для одного клієнта, а клієнти — кілька contractor-ів на проєкт. Інвойс має казати, який проєкт — назвою, адресою об'єкта чи номером контракту — інакше AP не може його закодувати. Якщо клієнт видав purchase order чи work order — його номер обов'язковий на інвойсі; без нього багато AP-систем auto-відхиляють. (Більше про цей workflow — у purchase order vs invoice.)

Позиції: погодинно, fixed-bid чи unit-price

Підбирайте стиль позицій під контракт:

Погодинно (time and materials): кількість = години, ціна = погодинна ставка, опис = на що пішли години. Тримайте описи верифіковними проти вашого time log-а — деталі у інвойсі за відпрацьовані години і time and materials інвойсах.
Fixed-bid: один рядок на контрактний milestone чи фазу, з посиланням на контракт: "Фаза 2 — rough-in завершено за контрактом §3". Див. milestone billing.
Unit-price: кількість = завершені одиниці (кв. фути, встановлені світильники), ціна = контрактна ціна за одиницю.

Матеріали і reimbursables — окремими рядками, в ідеалі з чеками у вкладенні. Не змішуйте матеріали у ставки за працю: розписані матеріали — те, що робить спори про markup і податкову трактовку чистими. Повністю розписаний інвойс — це itemized invoice; для contractor-ів це не опційна ввічливість, а те, що схвалюють без питань.

Retainage

Специфіка будівництва: багато контрактів дозволяють клієнту утримувати 5–10% кожного інвойсу до завершення проєкту. Якщо ваш — так, показуйте це явно: біліть повну суму, потім віднімайте retainage окремим рядком, щоб утримана сума лишалась видимою і стягуваною. Коли проєкт закривається — виставляєте накопичений retainage окремим фінальним інвойсом.

Податок

Послуги у більшості US-штатів не оподатковуються, але матеріали — часто так, і правила для contractor-ів різко різняться по штатах (десь contractor — споживач матеріалів і платить податок при купівлі, десь треба стягувати з клієнта). Перевірте правила свого штату один раз і зашийте їх у шаблон. Якщо ви поза США і VAT/GST-зареєстровані — інвойсу потрібна повна податкова обробка; див. tax invoices.

Умови оплати і пені

Net 30 — стандарт при білінгу компаніям і GC; due upon receipt чи Net 15 — при білінгу домовласникам напряму. Друкуйте конкретну дату терміну, не лише сам термін. Вказуйте політику пені на кожному інвойсі — а якщо ви у будівництві, рядок приміток — це також місце для reference на preliminary lien notice, де застосовується. Повний гайд вибору — в умовах оплати інвойсу.

Заповнений зразок

Шаблон з реалістичними числами — електрик на субпідряді у ремонті:

Венс Електрікал LLC                                 Інвойс #: 2026-031
EIN 88-1234567                                      Видано: 2026-08-20
                                                    Термін: 2026-09-19 (Net 30)
КОМУ: Харбор Білдерс Інк., Attn: AP                 PO #: HB-4471
ПРОЄКТ: ремонт 88 Cedar Ln — Контракт HB-2026-12

Чорнова проводка, 2-й поверх (за §2.1)      1      $3,400.00    $3,400.00
Апгрейд щита до 200A (за §2.3)              1      $1,900.00    $1,900.00
Матеріали — світильники й автомати          1        $612.40      $612.40
  (чеки у вкладенні)

                                          Subtotal:            $5,912.40
                                          Retainage (10%):      -$591.24
                                          TOTAL DUE:           $5,321.16

Оплата: ACH — routing 123456789, рахунок 000987654
Примітки: пеня 1.5%/міс після терміну. Retainage білиться при фінальному завершенні.

Зверніть увагу, що робить цей інвойс важким для відхилення: PO-номер на місці, позиції посилаються на секції контракту, матеріали з чеками, retainage показаний за контрактом. Загальний анотований розбір кожного поля — у прикладі інвойсу.

Правила великого пальця contractor-інвойсингу

Виставляйте за розкладом контракту — місячний progress billing — будівельний дефолт; по завершенні — для коротких робіт. Ніколи не лишайте понад 30 днів роботи не заінвойсеними.
Нумеруйте інвойси послідовно і ніколи не повторюйте номер — гайд про формати тут.
Депозити — це нормально. Для роботи напряму з клієнтом 30–50% наперед через депозитний інвойс — стандартна практика.
Зберігайте кожен інвойс — правила податкових записів для 1099-доходу діють з повною силою, бо жоден роботодавець не веде бухгалтерію за вас.
Ганяйте за розкладом. Будівельні платіжні ланцюги повільні by design; письмовий follow-up каданс (плейбук тут) тримає вас поза пасткою "рипучому колесу заплатять наступного кварталу".

FAQ

Що має містити contractor invoice?

Назву бізнесу і контакти, унікальний номер інвойсу, дати виставлення і терміну, платіжні реквізити клієнта, reference на проєкт/PO, розписану роботу з сумами, retainage чи податок (якщо є), суму разом і інструкції оплати. Це набір, який AP-відділи звіряють перед схваленням.

Чи відрізняється contractor invoice від фріланс-інвойсу?

Структурно це той самий документ. Contractor-інвойси частіше несуть PO-номери, reference-и проєкту/об'єкта, рядки матеріалів і retainage — поля, що приходять з роботи через GC і формальні AP-процеси. Шаблон фріланс-інвойсу — той самий скелет, підлаштований під сервісну роботу.

Чи мають 1099 contractor-и вказувати SSN чи EIN на інвойсах?

На самому інвойсі — не обов'язково. Ваш tax ID іде у W-9, який даєте клієнту; інвойсу досить, щоб назва бізнесу з ним збігалася. Віддавайте перевагу EIN, а не SSN, на будь-якому документі, який розсилаєте. Податкова сторона — 1099 contractor invoice.

Чи стягувати sales tax як contractor?

Залежить від штату і від того, праця це чи матеріали. Багато штатів трактують contractor-а як кінцевого споживача матеріалів (платите податок при купівлі, не стягуєте); інші вимагають стягувати податок на матеріали чи всю роботу. Перевірте department of revenue свого штату один раз і зашийте правило у шаблон.

Як виставити інвойс на депозит чи draw?

Надішліть стандартний інвойс, позиція якого це називає: "Депозит — 40% контракту HB-2026-12" чи "Draw #2 — framing завершено". Ті ж обов'язкові поля, та ж послідовність нумерації. Див. депозитні інвойси і milestone billing.

Які умови оплати нормальні для contractor-ів?

Net 30 від GC і комерційних клієнтів (на практиці часто розтягується — pay-when-paid клаузули поширені у будівельних контрактах; читайте свій). Due upon receipt чи Net 15 — для домовласників. Який би не був термін — ставте явну дату на інвойс.

Чи можна зробити contractor invoice без софту?

Так — скопіюйте шаблон вище у документ і заповніть. Але нумерація, математика термінів, retainage і PDF-вивід — саме ті марудні частини, які софт робить краще; безкоштовний генератор інвойсів покриває їх усі без реєстраційної стіни.